Smart working Pubblica Amministrazione: definizione e quadro normativo
Lo “smart working” (o lavoro agile) è una modalità di esecuzione della prestazione lavorativa, regolamenta da un apposito accordo individuale tra datore di lavoro e lavoratore.
La relativa disciplina legale, contenuta nella legge 81/2017, lo definisce come una prestazione organizzata “per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici” e senza vincoli rigidi di luogo o orario di lavoro, entro comunque i limiti massimi di legge e di contrattazione collettiva.
Nell’ambito dei rapporti di pubblico impiego, la richiamata disciplina è applicabile “in quanto compatibile”. Oltre all’adozione del Piano organizzativo del lavoro agile (POLA), di cui all’art. 14, comma 1, Legge n. 124/2015, un ruolo inciso è stato dato alla contrattazione collettiva.
In particolare, il CCNL Funzioni Centrali 2022–2024 (sottoscritto il 27 gennaio 2025) ha messo “a regime” alcuni aspetti della disciplina sul lavoro agile (accesso, priorità, diritto alla disconnessione, buoni pasto, richiamo in presenza, ecc …) rispetto alla precedente disciplina, comunque ancora vigente per la parte residua, di cui al CCNL Funzione Centrali 2019-2021.
Ciascuna Amministrazione, previo confronto sindacale, individua le attività che possono essere effettuate in lavoro agile (con esclusione dei lavoro in turno e di quelle che richiedono l’utilizzo costante di strumentazioni “non remotizzabili”).
Ai fini della “regolarità amministrativa e della prova” occorre stipulare un accordo individuale che disciplina l’esecuzione della prestazione lavorativa e deve tra l’altro contenere i seguenti elementi essenziali:
- durata dell’accordo;
- indicazione delle giornate di lavoro da svolgere in sede ed a distanza;
- modalità di recesso;
- indicazione delle fasce di attività e di inoperatività (diritto alla disconnessione);
- modalità di esercizio del potere direttivo e di controllo del datore di lavoro.
In sintesi, la disciplina del lavoro agile si compone di plurime fonti:
- cornice generale (Legge n. 81/2017);
- regolazione di comparto (CCNL);
- attuazione individuale (accordo).
Novità CCNL Funzioni Centrali 2025: cosa prevede il nuovo contratto collettivo per lo smart working nella Pubblica Amministrazione
Il CCNL Funzioni Centrali 2022–2024 consolida lo smart working già disciplinato nel precedente Contratto, introducendo anche alcune novità:
- Estensione dei giorni di lavoro in modalità agile: è consentito ai i lavoratori con particolari esigenze di salute o che assistano familiari con disabilità (legge 104/1992) o che fruiscano degli istituti per la genitorialità (D.lgs. 151/2001), ovvero in altre ipotesi da concordare in sede di contrattazione integrativa, di estendere il numero di giorni di attività resa in modalità agile rispetto a quelle previste per il restante personale;
- Buoni pasto in modalità agile: ai fini del riconoscimento del buono pasto, le ore di lavoro rese in modalità agile sono equiparate a quelle “in presenza”, così uniformando il trattamento nell’intero comparto.
Restano sostanzialmente invariate le norme precedenti, riguardanti:
- il diritto alla parità di trattamento e non discriminazione con i lavoratori che svolgono la prestazione in modalità ordinaria;
- il diritto alla disconnessione, con previsione di fasce orarie di contattabilità/inoperabilità;
- la fruizione di permessi (motivi personali, familiari, sindacali, per assemblea, ecc…) durante le fasce di contattabilità;
- il divieto di lavoro straordinario, trasferte, lavoro disagiato, lavoro svolto in condizioni di rischio nei giorni di lavoro agile;
- la possibilità, per esigenze di servizio o in caso di malfunzionamenti tecnici, che il dipendente sia chiamato a lavorare in presenza ed a completare il lavoro sino al termine dell’orario ordinario;
- il diritto alla formazione sull’utilizzo delle piattaforme di comunicazione e degli altri strumenti previsti per operare in modalità agile.
Quali sono le differenze tra smart working, lavoro agile e telelavoro nel pubblico impiego in Italia?
Nel linguaggio impiegato nella Contrattazione collettiva, i termini “smart working” e “lavoro agile” sono sostanzialmente sinonimi: si tratta, come detto, di una modalità lavorativa flessibile, con alternanza variabile del luogo di svolgimento della prestazione tra sede ordinaria e remoto, senza postazione fissa e con autonomia organizzativa entro i limiti dell’orario massimo.
Al contrario, il “telelavoro” o “lavoro da remoto” è un differente modello di svolgimento della prestazione lavorativa, in cui la postazione lavorativa è fissa (di norma l’abitazione del lavoratore) e soggetta ad orari rigidi: caratteristiche avvicinano il modello alla classica prestazione in presenza (controllo orario, dotazioni stabili, regimi specifici su straordinario/indennità).
Il CCNL Funzioni centrali 2022-2024 specifica infatti che il lavoro da remoto può essere svolto anche attraverso una “modificazione del luogo di adempimento della prestazione”, diverso dalla sede dell’ufficio, purché idoneo allo scopo. In tal caso, la prestazione lavorativa si realizza “con l’ausilio di dispositivi tecnologici, messi a disposizione dall’amministrazione”.
Nel lavoro da remoto, il lavoratore è soggetto ai medesimi obblighi derivanti dallo svolgimento della prestazione lavorativa in presenza, specie in materia di orario di lavoro.
Si tratta, in sostanza, di un modello organizzativo più rigido rispetto al lavoro agile.
Chi può accedere allo smart working nella Pubblica Amministrazione (e con quali criteri)
L’accesso al lavoro agile ha carattere consensuale: occorre infatti che datore di lavoro e lavoratore stipulino un accordo individuale che disciplini nel dettaglio i caratteri della prestazione.
Lo svolgimento della prestazione in smart workin presenta comunque alcuni limiti: occorre infatti che le attività lavorative siano “remotizzabili” e compatibili con il servizio, implicanti cioè attività che non richiedono la presenza fisica (lavoro su turno; attività di front office, ecc…).
Il CCNL Funzioni centrali prevede che, ferma la coerenza con gli obiettivi di servizio e le esigenze tecniche, l’Amministrazione faciliti comunque l’accesso a chi si trovi in situazioni di particolare necessità: lavoratori con esigenze di salute, “caregiver” di cui alla legge n. 104/1992, situazioni di genitorialità tutelate dal d.lgs.151/2001.
Viene dato inoltre ampio spazio alla contrattazione integrativa che, come detto, può prevede ulteriori ipotesi di accesso facilitato e di estensione dei giorni di lavoro agile rispetti a quelli ordinariamente previste per la generalità del personale.
Diritto alla disconnessione nella PA: cosa prevede il CCNL e come farlo rispettare
Per “diritto alla disconnessione” si intende fare riferimento al diritto del prestatore di lavoro di disconnettersi dagli strumenti e dalle piattaforme informatiche con le quali realizza la prestazione lavorativa, astenendosi in sostanza dallo svolgimento dell’attività lavorativa.
In proposito, durante la normativa emergenziale legata alla pandemia di Covid-19, erano state emanate alcune disposizioni per il riconoscimento, per il solo pubblico impiego, del diritto alla discossione (art. art. 2 comma 1-ter, D.L. 13 marzo 2021, n. 30).
Superata quella fase, il diritto alla disconnessione è ora generalmente previsto e disciplinato dai contratti collettivi.
Il CCNL Funzioni centrali prevede, ad esempio, un’articolazione della giornata in:
- fascia di contattabilità (il lavoratore è contattabile via e-mail/telefono, entro l’orario medio giornaliero);
- fascia di inoperabilità (nessuna prestazione), che include almeno 11 ore di riposo consecutivo e la fascia 22:00–6:00. In tali finestre temporali non sono richiesti i contatti con i colleghi o con il dirigente, la lettura di e-mail, la risposta alle telefonate e ai messaggi, l’accesso e la connessione al sistema informativo dell’amministrazione.
Nelle giornate con svolgimento del lavoro in modalità agile non sono previsti straordinari e/o trasferte, a tutela di riposi e della logica “per obiettivi”.
In caso di violazioni (contatti fuori fascia), in mancanza di puntuali previsioni contrattuali, sembra opportuno procedere prima con una segnalazione al dirigente competente e, ove questo non risolva il problema, ad inoltrare un formale atto di diffida, per mancato rispetto dell’accordo, con l’assistenza di un legale.
Quali sono le modalità di smart working per i dipendenti pubblici?
L’amministrazione seleziona le attività remotizzabili; pianifica per obiettivi, adotta rotazioni, assicura dotazioni e sicurezza digitale; definisce criteri e priorità in contrattazione integrativa.
L’accesso è volontario e si attiva con accordo individuale che indica durata, giornate in sede/remoto, obiettivi, criteri di performance, fasce di contattabilità/inoperabilità e regole di disconnessione.
Si prevede un divieto di straordinario, trasferte e lavori disagiati; il dirigente può richiamare in presenza il dipendente per esigenze di servizio o problemi tecnici. Vale la parità di trattamento economico-normativo; si matura il buono pasto con equivalenza delle ore svolte rispetto a quelle in presenza.
Quale opportunità rappresenta il lavoro agile per le pubbliche amministrazioni?
Sul piano organizzativo, il lavoro agile può rappresentare una leva di attrattività per i giovani, migliorare la conciliazione vita-lavoro, ridurre tempi della burocrazia e dei processi amministrativi, accelerare la digitalizzazione (paperless, identità digitale, collaborazione cloud) e può incidere su qualità del servizio e sulla produttività, creando minore dipendenza dalla sede fisica.
Può ridurre l’assenteismo, migliorare la gestione dei picchi di lavoro, comportare un minor impatto ambientale, riducendo gli spostamenti e l’ottimizzazione degli spazi in ufficio.
Inoltre, la combinazione tra smart working e settimana corta sperimentale (l’art. 18 del CCNL Funzioni centrali ha introdotto la possibilità di articolare l’orario di lavoro settimanale su quattro giorni), può rafforzare motivazione e performance, se governata con dati e salvaguardia dei servizi.
Un ruolo importante riveste la contrattazione integrativa tramite la quale sarà possibile disciplinare modelli organizzativi più aderenti ai bisogni reali e specifici, anche superando le prassi e i modelli standardizzati. Una cornice normativa di tutele ben definita agevolerà infatti la redazione dei singoli accordi individuali.
Smart working pubblico vs privato: due mondi ancora lontani?
Restano ancora importanti differenze con il settore privato, dove il ricorso al lavoro agile è notevolmente impiegato e costituisce una leva strategica per migliorare la produttività ed attrarre talenti.
Sebbene si parta da un base normativa comune (la citata Legge n. 81/2017) si registrano divergenze applicative e nelle finalità:
- nel settore privato, è una opzione strategica per rendere maggiormente appetibile il lavoro, anche tramite l’elaborazione di modelli ibridi e lasciando ampia autonomia alle parti negoziali;
- nel pubblico impiego, la disciplina è più rigida, frutto di una disciplina di solo dettaglio a livello individuale, entro i parametri fissati dalla disciplina generale prevista nella contrattazione collettiva (generale ed integrativa), che rende l’attuazione dell’istituto più disomogenea tra le amministrazioni.
Inoltre, nel settore privato si investe molto di più nella digitalizzazione, fornendo ai dipendenti adeguati strumenti tecnologici per agevolare il lavoro agile; mentre nel pubblico la transizioni digitale va certamente a rilento.
I due mondi si avvicinano tuttavia sul diritto alla disconnessione, che trova generalmente disciplina nella contrattazione collettiva e negli accordi individuali.
Come Bc&Partners supporta enti pubblici e dirigenti nella gestione legale dello smart working
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